Foire aux questions

1. Problèmes de connexion au Portail :

Que dois-je faire si je n’arrive pas à me connecter sur le portail ?

Le portail est optimisé pour les navigateurs suivants :

Internet explorer (version 8.0)
Firefox (version 16.0)
Opera (version 15.0)
Chrome (version 22.0)
Safari (version 5.1.2)

Dans la mesure du possible, nous vous conseillons d’essayer de vous connecter via ces versions de navigateurs.

Que dois-je faire si l’accès au portail ne fonctionne pas, quel que soit le navigateur que j’utilise ?

L’accès au portail est peut-être protégé par un pare feu lié au système de sécurité du réseau que vous utilisez. La solution serait de contacter les administrateurs de votre réseau informatique afin de permettre le déblocage du site. L’autre solution est d’essayer de vous connecter via un autre réseau.

2. Périmètre des bases de données recensées dans le catalogue :

Pour quelles bases de données puis-je compléter une fiche descriptive dans le portail ?

Nous recensons les bases de données individuelles dans le champ de la santé dans un premier temps.

Celles-ci peuvent concerner l’exposition à un ou des facteurs de risques, une ou des pathologies, la qualité de vie. Il n’y a priori pas de facteurs d’exclusion, si ce n’est que la base de données décrite doit concrètement exister pour réaliser des analyses.

Les bases de données accessibles à des réutilisations pourront être référencées, mais également celles qui le seront dans un futur plus ou moins proche, ou celles qui ne le seront jamais. Ces nuances seront à porter dans la rubrique destinées à la description des modalités d’accès.

Enfin, certaines base de données permettent à la fois d’accéder à des données agrégées et individuelles. Nous les recensons actuellement au titre des données individuelles qu’elles contiennent. Il sera possible par la suite de les référencer à la fois au titre des données individuelles et des données agrégées.

En cas de doutes, n’hésitez pas à prendre contact avec l’équipe du Portail pour en discuter.

Qu’est-ce qu’une base de données personnelle ?

Une base de données personnelle regroupe des données observées ou recueillies au niveau d’une unité d’observation (l’individu en général). Le fichier obtenu est constitué de dossiers (ou lignes) individuels.

Pour quelles études puis-je compléter une fiche descriptive sur le portail ?

Nous recensons les études qui ont leur propre base de données associée. Finalement, celles que nous ne recensons pas sont les études menées à partir des données d’une autre base de données (sans qu’il y ait création d’une base de données originale pour l’étude). Exemple : étude ou analyse réalisée à partir des données d’une grande cohorte (sans recueil de données spécifique à l’étude).

3. Gestion de mes fiches descriptives :

Je ne retrouve plus ma fiche dans « mes brouillons »

Il est possible que votre fiche se trouve dans « mes fiches en attentes » si celle-ci a été envoyée pour une validation.

Si vous ne retrouvez pas votre fiche, la solution est de contacter l‘administrateur du portail (voir contacts).

Est-il possible de modifier mes fiches déjà validées ?

Non, une fiche validée par l’administrateur n’est plus modifiable.

Cependant, vous pouvez créer une nouvelle version de votre fiche. Pour réaliser une mise à jour d’une fiche déjà validée, cliquez sur « créer une nouvelle version ». Il sera alors généré automatiquement une nouvelle version de la fiche avec l’intégralité des informations déjà remplies, que vous pourrez modifier à votre convenance et à votre rythme (en l’enregistrant dans l’espace brouillon). En soumettant cette fiche modifiée à l’administrateur pour publication, cette fiche (une fois publiée) remplacera la version précédente de la fiche. La version N-1 sera alors archivée ou détruite selon votre souhait.

Est-il possible de modifier mes fiches en attente de validation ?

Non il n’est pas possible de modifier les fiches en attente de validation. Cependant, les fiches peuvent être refusées par l’administrateur. Dans ce cas, elles retournent à l’état de fiche rejetée et peuvent être modifiables. La solution est de contacter l’administrateur du portail pour lui faire part de votre souhait de modifier une ou des fiche(s) en attente de validation.

4. Gestion de l’espace de travail :

Puis-je modifier les informations personnelles que j’ai communiquées lorsque j’ai ouvert mon compte contributeur ?

Il est tout à fait possible de modifier les informations personnelles liées à un compte ouvert sur le Portail Epidémiologie-France depuis son espace de travail. Sur cet espace de travail, vous trouverez un bouton jaune muni de la mention « Modifier mon profil ». En cliquant sur ce bouton, vous accéderez aux informations personnelles enregistrées pour le compte, et qui avaient été renseignées pour la première fois au moment de son ouverture. Celles-ci comportent : Nom / Prénom/ e-mail/ Fonction/ Login/ Mot de passe (demandé deux fois par mesure de contrôle)/ adresse de l’organisation/ nom de l’organisation/ options de visibilité des informations.

Toutes ces informations sont modifiables, y compris le mot de passe. Une fois les modifications réalisées, il faut cliquer sur le bouton « envoyer » (situé en fin de formulaire) pour les enregistrer.

J’ai oublié mon identifiant ou mon mot de passe, comment faire ?

Vous pouvez contacter l’administrateur du Portail Epidémiologie-France (portail-epidemiologie@inserm.fr)afin qu’il vous le renvoie.

Le contributeur inscrit comme titulaire du compte est obsolète (départ de l’organisme par exemple). Comment se fait la réattribution des fiches ?

La solution est de modifier les informations personnelles correspondant à l’ex-contributeur et de les remplacer par celles du nouveau contributeur (cf. question ci-dessus). Elles correspondent souvent au nom, prénom, email, et fonction de la personne au sein de l’organisation. Mais vous devrez aussi parfois modifier le login et le mot de passe qui avaient aussi été attribués de manière personnalisée.

Nous sommes plusieurs responsables pour une même étude : est-il possible d’avoir plusieurs accès pour une même fiche ?

Non, un seul accès avec un identifiant et un mot de passe est possible pour une même fiche à ce jour.

Il s’agit alors de partager un compte, éventuellement dédié à cette collaboration.

Vous avez alors la possibilité de personnaliser ce compte conjoint en modifiant l’identifiant et le mot de passe en changeant votre profil dans votre espace de travail. Cette manœuvre implique de vous mettre d’accord sur la manière de vous identifier entre responsables d’une étude. L’identifiant et le mot de passe doit donc être partagés entre les différents responsables.

Comment se passe le partage d’un compte contributeur ?

L’accès simultané à un compte par plusieurs contributeurs est envisageable. Par contre la modification d’une fiche par plusieurs contributeurs en même temps ne l’est pas.

Autrement dit, plusieurs personnes peuvent se connecter à un même compte en même temps, ils peuvent consulter ou modifier chacun de leur côté des fiches différentes, mais en aucun cas ils ne peuvent consulter ou modifier en même temps la même fiche descriptive.

Notre organisation s’occupe de plusieurs études, et à ce jour nous avons plusieurs contributeurs identifiés. Mais nous souhaiterions qu’il y ait unicité de l’interlocuteur. Est-ce prévu ?

Nous vous invitons à contacter l’équipe d’administration du portail pour exprimer ce souhait. Elle regroupera vos fiches descriptives au sein d’un même compte qui sera paramétré au nom de votre organisation.

Plusieurs gestions du compte peuvent alors être mises en place. Il est possible, par exemple, d'envisager d’attribuer un nouveau login et mot de passe à l’un de ces comptes contributeur. Ces identifiants seront au nom de l’organisation (et non plus au nom d’une personne responsable). Ceux-ci constitueront les informations « stables » du compte (au même titre que les informations relatives à l’Organisation), et ils pourront circuler entre toutes les personnes identifiées comme pouvant avoir besoin d’accéder aux fiches descriptives de l’organisation en question. A côté de cela, une personne responsable du compte peut être désignée au sein de l’organisation, elle sera identifiée dans les informations personnelles du compte (Nom, prénom et fonction dans les informations personnelles), et elle supervisera l’ensemble des fiches et sera un contact privilégié pour l’équipe administrative du Portail Epidémiologie.